Introducción
Respuesta rápida: el certificado de defunción es gratuito y lo emite el Registro Civil. Se pide por internet en la sede electrónica del Ministerio de Justicia, en persona o por correo. Con certificado digital o Cl@ve lo descargas al momento en PDF; sin ellos te llega por correo en unos 10–15 días. Para la herencia pide siempre el certificado literal y cuenta con necesitar entre 4 y 6 copias.
El certificado de defunción es el primer papel que te pedirán en casi todos los trámites tras un fallecimiento: el banco, el notario, la Seguridad Social, la aseguradora o Hacienda. En esta guía te explicamos qué tipo pedir, cómo conseguirlo en pocos minutos y cuántas copias te harán falta, para no tener que volver a pedirlo.
Si estás empezando con los trámites, tienes el orden completo en nuestra guía qué hacer cuando fallece un familiar.
Qué es el certificado de defunción
Es el documento oficial del Registro Civil que acredita que una persona ha fallecido, con la fecha, la hora, el lugar y sus datos personales. Solo existe una vez que la defunción está inscrita en el Registro, algo que normalmente gestiona la funeraria en las primeras 24–48 horas.
No es lo mismo que el certificado médico
Es un error muy frecuente confundirlos:
- El certificado médico de defunción lo firma el médico que constata la muerte. Sirve para inscribirla en el Registro Civil y, normalmente, se lo queda la funeraria para hacer ese trámite.
- El certificado de defunción lo expide después el Registro Civil y es el que te pedirán bancos, notarios y administraciones.
Si un banco o una aseguradora te pide «el certificado de defunción», se refiere siempre al del Registro Civil.
Tipos de certificado de defunción
| Tipo | Qué contiene | Cuándo pedirlo |
|---|---|---|
| Literal | Copia íntegra de la inscripción, con todos los datos y anotaciones | Herencia, notario, bancos, aseguradoras. El que debes pedir si dudas |
| Extracto ordinario | Resumen de los datos principales, en castellano | Trámites sencillos que no exijan el literal |
| Extracto bilingüe | El mismo resumen en castellano y en la lengua cooficial de la comunidad | Trámites ante administraciones autonómicas |
| Extracto plurilingüe (internacional) | Resumen en varios idiomas, según el Convenio de Viena | Trámites en otros países firmantes, sin necesidad de traducción |
| Negativo | Acredita que no consta una defunción inscrita | Casos muy concretos, como desapariciones o expedientes judiciales |
Para todo lo relacionado con la herencia, pide el literal. Muchos notarios y bancos rechazan el extracto, y tener que pedirlo de nuevo retrasa el resto de los trámites.
Cómo pedir el certificado de defunción
Hay tres vías oficiales y las tres son gratuitas. La más rápida es la online con certificado digital o Cl@ve, porque el documento suele estar disponible al momento.
Online, paso a paso
- Entra en la sede electrónica del Ministerio de Justicia (sede.mjusticia.gob.es) y busca el trámite «Certificado de defunción».
- Elige cómo identificarte. Con certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve, la tramitación es completamente telemática. Sin identificación electrónica también puedes pedirlo, pero te lo enviarán siempre por correo postal.
- Rellena los datos del fallecido: nombre y apellidos, fecha y lugar de la defunción. Si los conoces, añade su DNI y los nombres de sus padres; ayudan a localizar la inscripción sin errores.
- Elige el tipo de certificado: marca literal si es para la herencia.
- Indica la finalidad y tus datos de contacto, incluida la dirección postal si no usas Cl@ve.
- Envía la solicitud. Con Cl@ve o certificado digital, si la inscripción está digitalizada, podrás descargar el PDF en el momento. Sin ellos, llega por correo ordinario en unos 10–15 días.
El PDF electrónico tiene un código seguro de verificación (CSV). Cualquier banco o notario puede comprobar su autenticidad en la sede del Ministerio, así que tiene la misma validez que el certificado en papel y puedes imprimirlo o enviarlo tantas veces como necesites.
Atención: no puedes volver a pedir el mismo certificado hasta pasados 15 días desde la solicitud anterior. Por eso conviene pedir de una vez todo lo que vayas a necesitar.
Cuidado con las webs de pago. Hay páginas privadas con aspecto oficial que cobran entre 15 y 50 € por pedir el certificado en tu nombre. El trámite oficial es gratuito: hazlo siempre desde sede.mjusticia.gob.es.
En persona
Acude a la oficina del Registro Civil, preferiblemente la del municipio donde ocurrió la defunción, con tu DNI y los datos del fallecido. En la mayoría de oficinas hay que pedir cita previa. Si la inscripción está disponible, sueles salir con el certificado ese mismo día.
Por correo
Envía un escrito al Registro Civil del lugar de la defunción con:
- Los datos del fallecido (nombre, apellidos, fecha y lugar de la muerte).
- El tipo de certificado que pides (literal) y para qué lo necesitas.
- Tu nombre, una fotocopia de tu DNI y la dirección donde quieres recibirlo.
Es la vía más lenta. Úsala solo si no puedes hacerlo por internet ni acudir en persona.
Quién puede pedirlo, qué datos necesitas y cuánto tarda
Quién puede pedirlo
Cualquier persona que conozca los datos del fallecido. No hace falta ser familiar ni demostrar que eres heredero: las inscripciones de defunción son públicas. Solo hay restricciones en casos excepcionales en los que la inscripción contiene datos especialmente protegidos.
Datos que debes tener a mano
- Nombre y dos apellidos del fallecido.
- Fecha de la defunción.
- Municipio y provincia donde ocurrió (no donde vivía, si son distintos).
- Opcional, pero recomendable: su DNI y los nombres de su padre y su madre.
- Tus datos: nombre, DNI y una dirección de envío si lo pides sin Cl@ve.
Si no sabes el lugar exacto, empieza por el certificado médico, el parte del hospital o la documentación de la funeraria: ahí consta.
Cuánto cuesta y cuánto tarda
| Vía | Coste | Plazo habitual |
|---|---|---|
| Online con Cl@ve o certificado digital | Gratis | Al momento, si la inscripción está digitalizada |
| Online sin identificación electrónica | Gratis | 10–15 días, por correo postal |
| En persona en el Registro Civil | Gratis | Normalmente en el día |
| Por correo | Gratis | Varias semanas |
El certificado de defunción no tiene fecha de caducidad legal. Aun así, algunos bancos y aseguradoras piden que sea reciente (de los últimos 3 a 6 meses), sobre todo si ha pasado mucho tiempo desde el fallecimiento.
Cuántas copias necesitas
Para una herencia normal necesitarás entre 4 y 6 copias del certificado literal. Si lo descargas en PDF con código de verificación, con una sola descarga te basta: puedes imprimirla o enviarla tantas veces como haga falta.
Estos son los trámites en los que te lo pedirán:
| Trámite | Quién lo pide | Copias |
|---|---|---|
| Testamento, declaración de herederos y escritura de herencia | Notaría | 1 |
| Desbloquear cuentas, depósitos y fondos | Cada banco o entidad | 1 por entidad |
| Cobrar seguros de vida y de accidentes | Cada aseguradora | 1 por compañía |
| Seguro de decesos | Aseguradora o funeraria | 1 (a veces lo gestiona la funeraria) |
| Pensión de viudedad u orfandad y auxilio por defunción | Seguridad Social | 1 |
| Certificado de últimas voluntades (si lo pides en papel) | Ministerio de Justicia | 1 |
| Liquidación de salarios y seguros de empresa | Empresa del fallecido | 1 |
| Cambio de titularidad del coche | DGT | 1 |
| Devolución del IRPF del fallecido | Agencia Tributaria | 1 |
| Mutualidad, plan de pensiones o colegio profesional | Cada entidad | 1 por entidad |
Si la persona tenía cuentas en dos bancos, un seguro de vida y cobraba pensión, ya estás en 5 o 6 copias. Pide alguna de más: no cuestan nada y, por la regla de los 15 días, quedarte corto retrasa los trámites.
Muchas entidades aceptan una fotocopia si les enseñas el original, o el PDF con CSV por correo electrónico. Pregunta antes de entregar un original.
Casos especiales
Si la persona falleció en el extranjero
- Si era española, la defunción debe inscribirse en el Registro Civil español a través del consulado de España en ese país o del Registro Civil Central. Una vez inscrita, el certificado español se pide igual que cualquier otro.
- Si no está inscrita en España, necesitarás el certificado de defunción del país donde ocurrió, con la apostilla de La Haya (o legalización consular si el país no forma parte del convenio) y traducción jurada al castellano. Con esos documentos puedes solicitar la inscripción en el Registro Civil Central.
- Si murió en un país del Convenio de Viena, pide allí el certificado plurilingüe: se acepta en España sin traducción.
Para una herencia con bienes en España, lo más práctico es inscribir la defunción en el Registro español. A partir de ahí todos los trámites son los mismos.
Defunciones antiguas
Si el fallecimiento ocurrió hace décadas, puede que la inscripción no esté digitalizada y no se pueda descargar al momento. En ese caso, pídelo igualmente por la sede electrónica: la oficina buscará el libro en papel y te lo enviará, aunque tardará más. Es habitual en herencias que se tramitan muchos años después, por ejemplo la de un abuelo cuyo piso nunca se puso a nombre de los herederos.
Si hay un error en la inscripción
Comprueba nombre, apellidos, DNI, fecha y estado civil en cuanto recibas el certificado. Un error en estos datos puede bloquear la herencia en el notario o el banco. Las erratas se corrigen con un expediente de rectificación ante el propio Registro Civil, aportando el documento correcto (por ejemplo, el DNI o el libro de familia). Cuanto antes lo detectes, menos retrasará el resto de trámites.
Preguntas frecuentes
¿El certificado de defunción es gratis?
Sí. Es gratuito por cualquier vía: por internet, en persona o por correo. Si una web te cobra por él, es un intermediario privado.
¿Se puede pedir el certificado de defunción sin certificado digital?
Sí. En la sede electrónica del Ministerio de Justicia puedes solicitarlo sin identificación electrónica. La diferencia es que no podrás descargarlo: te llegará por correo postal en unos 10–15 días.
¿Cuánto tarda en estar disponible después del fallecimiento?
En cuanto la defunción queda inscrita en el Registro Civil, lo que suele ocurrir en uno o dos días. Si lo pides antes de la inscripción, la solicitud no encontrará el registro.
¿Qué diferencia hay entre el certificado literal y el extracto?
El literal es una copia completa de la inscripción y es el que piden notarios y bancos para la herencia. El extracto es un resumen que solo sirve para trámites sencillos.
¿Tiene caducidad?
No legalmente. Pero algunas entidades piden que se haya expedido en los últimos 3 a 6 meses.
¿Puedo pedirlo si no soy familiar?
Sí. Las inscripciones de defunción son públicas y cualquier persona puede solicitar el certificado si conoce los datos del fallecido.
Siguiente paso
Con el certificado de defunción en la mano, el siguiente trámite importante es el certificado de últimas voluntades, que podrás pedir a partir de los 15 días hábiles desde el fallecimiento. Te dirá si había testamento y ante qué notario.
Si necesitas el calendario completo de trámites y plazos, consulta nuestra guía qué hacer cuando fallece un familiar.
Sobre el autor: Héctor Porcel criminólogo. Las guías de herenciaespana.com se elaboran a partir de la información oficial del Ministerio de Justicia, la Agencia Tributaria y la Seguridad Social, y se revisan cada año. Última actualización: octubre de 2026.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un profesional sobre tu caso concreto.